Zaprenumeruj nasze czasopisma: Nowoczesny Magazyn i Logistyka a Jakość
ORGANIZUJEMY:


Nowoczesny Magazyn

Administratorem Twoich danych osobowych jest Forum Media Polska spółka z o.o., ul. Polska 13, 60-595 Poznań (dalej: My). Będziemy przetwarzać powyższe dane w celach marketingowych. Przysługuje Ci prawo do cofnięcia zgody na komunikację z naszej strony w każdym czasie. Możesz to łatwo uczynić, dzwoniąc na 61 66 55 800 lub poprzez przesłanie maila na adres: bok@forum-media.pl.

Zgadzam się na kontakt ze strony wydawnictwa Forum Media Polska sp. z o.o. drogą elektroniczną i telefoniczną w celach marketingowych, w szczególności w celu przedstawiania sprofilowanej oferty produktów i usług wydawnictwa lub jego partnerów.


Artykuł Systemy składowania

2017-12-19

Miotła zamiast sortera

Miotła zamiast sortera

Czasami trafiają do nas klienci w stanie przedagonalnym, z magazynem zapełnionym po sam sufit, z operacjami nieefektywnymi do granic możliwości i niemal z płaczem proszą, żebyśmy „jakoś” ich uratowali. Twierdzą, że mają świadomość, że trzeba wydać bardzo dużo i odkładali tę spodziewaną inwestycję tak długo jak tylko mogli, ale wiedzą, że dłużej się nie da tak żyć. Zdarza się (i wcale nie są to przypadki rzadkie), że zamiast milionowych inwestycji do udrożnienia magazynu wystarczy w nim… posprzątać.

TEKST: Marek Wierzbicki, doradca logistyczny BinCode

Zanim przejdę do opisu metod radzenia sobie z przepełnionym magazynem za pomocą ekipy sprzątaczek, spróbujmy zastanowić się, skąd biorą się firmy, w których nikt nie zauważa, że zbliżają się w obszarze logistyki do krawędzi przepaści. Jak to się dzieje, że ani osoby odpowiedzialne za magazyn, ani te, dla których dystrybucja jest procesem usługowym (np. sprzedaż), ani zarząd nie widzą, że w ich magazynie dzieje się coś złego?

Syndrom gotowanej żaby

Opis tego doświadczenia jest dość powszechnie powtarzany. Rzekomo jeśli wrzuci się żabę do wrzątku, to ona wyskoczy, natomiast jeśli włoży się ją do garnka z zimną wodą i będzie się ją powoli podgrzewać, to żaba się nie zorientuje i pozwoli się ugotować. Z tego zachowania wywiedziono jakoby spostrzeżenie co do przyzwyczajania się ludzi (i firm) do wolnych, nawet bardzo negatywnych zmian. W rzeczywistości aby wytłumaczyć pewien psychologiczny fenomen Marty Rubin inspirowany przez Aristophanesa Brenta wymyślił ten wirtualny eksperyment z żabą, który prawdopodobnie nie miał wcześniej miejsca.

W odniesieniu do skrajnie nieefektywnych magazynów można powiedzieć, że powstają one dokładnie tak jak rosół z surowej żaby. Na początku działalności mamy odpowiedni magazyn, zbudowany lub wynajęty z pewnym zapasem. Do tego stosunkowo niewielki przepływ towarów i procesy dostosowane do prowadzonego biznesu. Z czasem firma się rozrasta. Przybywa indeksów towarowych, w tym o innych cechach fizycznych niż dotychczas. Przybywa nowych klientów, uruchamiane są nowe kanały sprzedaży, zwiększa się problem reklamacji i zwrotów.

Rozwiązanie godne problemu

Gdy w magazynie pojawia się sytuacja wymagająca niewielkiej modyfikacji procesów, może się zdarzyć, że zastosujemy do jej obsłużenia jakieś rozwiązanie uproszczone, które w danej sytuacji wydaje się najsensowniejsze. Da się je wdrożyć stosunkowo niewielkim kosztem i niemal natychmiast, nawet jeśli nie jest idealnie optymalne. Poza tym zmiana nie jest na tyle duża, żeby warto było porządnie przebudowywać dla niej kilka procesów. Z czasem takich drobnych nieoptymalności przybywa, pojawiają się pierwsze łatki, które z czasem pokrywa się kolejnymi łatami i obejściami systemu. A potem tych łat robi się tak dużo, że nikt nie pamięta, dlaczego robimy to w ten sposób. A poza tym utrudnienia w pracy narastają powoli i wszyscy się do nich przyzwyczajają. Zatrudniamy kolejnych pracowników do obsługi kolejnych przypadków, co ma pewien sens, bo w końcu firma rośnie. Z czasem najmniej ważne działania wykonuje się coraz rzadziej.

Niepostrzeżenie dochodzi się do sytuacji, że wyjątków od reguły jest więcej niż przypadków obsługiwanych systemowo. Dotyczy to zarówno procesów, jak i sposobów składowania towaru. Blokowe składowanie w alejce, które kiedyś było wyjątkiem, staje się regułą. Sytuacja wydaje się na tyle krytyczna, że nie da się jej naprawić prostymi metodami. Pojawia się tu myślenie godne Carla Junga, że wielki problem nie może wynikać z błahych powodów i nie może być usunięty drobnymi zmianami, tylko olbrzymim nakładem środków. Tak więc jeśli w magazynie mamy za mało miejsca i za dużo towaru, to jedynym rozwiązaniem wydaje się budowa nowego magazynu. Jeśli operacje przebiegają zbyt wolno, to jedynym rozwiązaniem jawi się automatyka magazynowa.

Proza życia

Na szczęście dla wielu firm rozwiązania problemów kojarzone z milionowymi inwestycjami często da się dokonać zupełnie prozaicznymi i tanimi metodami (choć co dziwne, właściciele tych procesów wcale tego nie dostrzegają). Jednym z najczęstszych sposobów taniej optymalizacji jest zmiana metody kompletacji. Na początku działania każdej firmy najbardziej optymalną metodą pracy bywa prosta kompletacja jednoprzebiegowa. Każdy pracownik pobiera do kompletacji całe zlecenie i sam kompletuje je w całości, a następnie pakuje. Wraz ze wzrostem powierzchni magazynu, liczby obsługiwanych indeksów towarowych i zamówień od klientów rozwiązanie to przestaje być optymalne.

Często okazuje się, że wystarczy wprowadzić kompletację sztafetową, dwustopniową czy tzw. dynamiczną podłogę, by uzyskać satysfakcjonujący wzrost wydajności w tym obszarze. Warto też pokusić się o rozłożenie towaru zgodne z jego rotacją i umieścić częściej pobierane indeksy tak, by ścieżka zbioru była najkrótsza. Można też spróbować rozdzielić funkcje kompletujących i pakowaczy, żeby lepiej wykorzystać załogę. Opisane działania doskonale wpływają na szybkość kompletacji. Co jednak zrobić z przepełnionym magazynem?

Zamieść palety pod dywan

Jeśli w magazynie mamy 10 000 lokalizacji paletowych wyłącznie w regałach, a w pewnym momencie przechowujemy w nim niemal 11 000 palet, to nie ma wątpliwości, że część z nich stoi na podłodze, najprawdopodobniej w alejkach, ustawione są piętrowo i blokują dostęp do regałów. Czasami po analizie danych da się stwierdzić, że jednakowych towarów jest w magazynie tak dużo (np. 50 indeksów towarowych mamy w magazynie po 20 palet), że warto rozebrać część regałów i przeznaczyć to miejsce na składowanie blokowe bądź innego rodzaju sposób składowania dla towarów o dużej jednorodności. Jednak jeśli magazyn, o którym rozmawiamy, nie jest magazynem zasobowym, a zwykłym magazynem handlowym, może warto zastanowić się, po co nam 20 palet towaru tego samego rodzaju.

Podobnie jak w przypadku doboru najlepszej metody kompletacji również tu nie obędzie się bez dogłębnej analizy danych. Wchodząc do klienta, wymagamy zawsze od niego bezpośredniego dostępu do danych. Wszelkie excelowe analizy robione we współpracy z różnymi działami (od działu zakupów, przez dział sprzedaży, do kontrolingu) dają bowiem odpowiedzi podobne do tego, co klient wykonał wcześniej samodzielnie. Dowiadujemy się, że rotacja w ciągu ostatniego roku co prawda nieznacznie się pogorszyła, ale na pewno nie na tyle, żeby tak negatywnie wpłynąć na przetowarowanie magazynu. Wiekowanie się za to poprawiło, więc już zupełnie nie wiadomo, jak sobie poradzić z dotarciem do przyczyn przetowarowania.

Analiza stanu zapasów

Dochodzimy w tym momencie do tezy, że popularne i standardowe konfiguracje systemów kontrolingowych czy BI nie zawsze pokazują nam prawdziwy obraz problemu. Czy fakt, że rok temu mieliśmy na magazynie 10 tys. sztuk towaru z dostaw starszych niż pół roku, a teraz mamy tylko 8000, oznacza, że sytuacja się nam poprawiła? To zależy od kilku czynników. Po pierwsze, złogi siedmio- i jedenastomiesięczne należą do tego samego przedziału 180–365 dni, jednak znaczą coś innego. Po drugie, 10 000 zalegających towarów o średnim upakowaniu 100 sztuk na paletę to 100 palet. A 8000 sztuk towaru o średnim upakowaniu 50 sztuk na paletę to już 160 palet. To jak, drogi logistyku – wolisz mieć 8000 czy 10 000 sztuk, które Ci zalegają?

A zależności może być więcej. Dział sprzedaży może osiągać lepsze efekty niż w zeszłym roku, bo co prawda ma trochę więcej i trochę dłużej zalegających towarów niż rok temu, ale ma też kilka doskonałych hitów z większą marżą, które sprzedają się lepiej niż kiedykolwiek. Średnia z marży i rotacji im się poprawiła, uważają więc, że sytuacja idzie ku lepszemu, tylko zupełnie nie wiadomo, czemu magazyn tak marudzi. Jak widać, może się okazać, że dobre wyniki sprzedaży nie przekładają się na to, co kierownik magazynu widzi na co dzień za oknem swojego kantorka. Aby analiza stanu zapasów i efektywności zarządzania nimi była naprawdę skuteczna, musi być przeprowadzona z punktu widzenia magazynu. I nie ma niestety jednoznacznych podpowiedzi, jak to zrobić. Każdy krok w tej analizie zależny jest od wyników poprzedniego działania i powinien być dobierany indywidualnie.

Skuteczne zarządzanie zapasami

Doświadczenie mówi, że czyszczenie magazynu ze złogów bardzo często odbywa się akcyjnie. Gdy już w magazynie naprawdę nie ma miejsca, to po awanturze w grupie kierowniczej dział sprzedaży łaskawie pochyla się nad zalegającym towarem i podejmuje decyzję, co z nim zrobić. Część, którą jeszcze da się wycofać do dostawcy, zwraca do niego, część sprzedaje z niższa marżą, a resztę utylizuje. Akcja taka powtarza się raz na kilka miesięcy, za każdym razem gdy w magazynie zaczyna brakować miejsca. Powinno wymusić się zmianę tej procedury na działanie ciągłe, np. raz na tydzień. Dzięki temu zwiększa się ilość wolnego miejsca.

Samo czyszczenie złogów to jednak tylko walka ze skutkami złego zatowarowania. Aby dodatkowo zmniejszyć pojawiające się fale złogów, należy usprawnić również sposób zamawiania i dostaw towaru. Kilka metod można uznać tu za standardowe. Należy do nich przede wszystkim zwiększenie częstotliwości dostaw połączone ze zmniejszeniem minimum logistycznego. Kolejną metodą jest skrócenie czasu między zamówieniem a dostawą. Działania te wymagają zazwyczaj modyfikacji umów z dostawcami, choć warto tego spróbować. Podobne efekty może dać też zmniejszenie poziomu stanów minimalnych wyzwalających zamówienie bądź zastosowanie dynamicznego podejścia do tych wartości (inaczej zamawiamy lody latem, a inaczej zimą). Kwestia ta nie wymaga zmiany umów z dostawcami. Warto też dokonać przeglądu sposobu przygotowania wielkości zapotrzebowania na towar. Można np. rozważyć systemowe wsparcie składania zamówień automatycznie (zwłaszcza dla prostszych przypadków). To również może przełożyć się na wielkość dostaw, gdyż człowiek może przygotowywać zamówienie niektórych indeksów tylko raz w miesiącu, a automat mógłby to zrobić raz w tygodniu. Dla firm obawiających się działania automatycznego można zastosować działanie półautomatyczne, w którym automat proponuje wielkość zamówienia, pokazując parametry, które posłużyły do wyliczenia propozycji, a człowiek tylko będzie zatwierdzał te zamówienia.

Podsumowanie

Opisana sytuacja, w której dobre zarządzanie zapasami pozwala uniknąć budowy nowego magazynu czy automatyki zwiększającej jego pojemność (np. regały przesuwne), zdarza się nam wbrew pozorom dość często. Oczywiście nie jest to reguła, jednak znacznie częstsze bywają sytuacje, że firma jest przekonana o konieczności inwestycji, której można uniknąć, niż to, że szef logistyki jest przekonany o szansie na uporządkowanie i udrożnienie jego magazynu, choć to niemożliwe. Oczywiście samo porządkowanie musi polegać na zmianie procesów, a nie jednorazowym czyszczeniu, tak żeby za kilka miesięcy magazyn znów się nie zakorkował. Warto także pamiętać, że zmiana procesów zarządzania zapasami dotyczy działów spoza logistyki, co wymaga silnej pozycji dyrektora logistyki w firmie. Często też zmiany w zarządzaniu zapasami wymagają modyfikacji procesów w magazynie czy nieznacznej jego przebudowy.

Warto jednak pamiętać, że jeśli w Waszym magazynie nie dzieje się dobrze i odsuwacie myśl o kosztownej inwestycji, upewnijcie się najpierw, że to ona jest Wam najbardziej potrzebna.

Artykuł opublikowany w Nowoczesnym Magazynie nr 6/2017

Prenumeratę czasopisma możesz zamówić na www.prenumerata.nm.pl

facebook
MAPA
PALET
MAPA
REGAŁÓW
MAPA OGUMIENIA
MAPA
NACZEP
POLECAMY NOWOŚCI WYDAWNICZE
KALENDARZ


Partner:

Pracuj w logistyce
Lokalizacja: cała Polska
Dodano: 2018-10-18
Lokalizacja: cała Polska
Dodano: 2018-10-18
Lokalizacja: mazowieckie
Dodano: 2018-10-18